Politique de confidentialité

1. Informations générales

La présente politique de protection de la vie privée (« Politique de Vie Privée ») régit le traitement de vos données à caractère personnel dans le cadre de l'utilisation de notre site web et de nos services accessibles via www.mebsolution.com (ci-après collectivement repris sous le terme de nos « Services »).

Cette collecte et ce traitement sont réalisés par Orbyt SRL, exploitant la marque MEB Solution.

Aux fins de la présente Politique de Vie Privée, Orbyt SRL doit être considérée comme responsable du traitement de vos données à caractère personnel. À ce titre, elle est soumise aux obligations imposées par la législation suivante :

• le règlement général sur la protection des données (Règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016, « RGPD ») ;
• la loi belge du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l'égard des traitements de données à caractère personnel ;
• la loi belge du 13 juin 2005 relative aux communications électroniques.

Ci-après collectivement dénommées la « Législation Applicable en matière de Protection des Données ».

Si vous deviez avoir la moindre question concernant notre Politique de Vie Privée ou le traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez nous adresser vos questions, remarques ou réclamations à info@mebsolution.com.

Dans le cadre de nos Services, nous pouvons utiliser des cookies ou technologies similaires. Pour de plus amples informations, consultez notre Politique cookies.

2. Que traitons-nous et pourquoi ?

Les données à caractère personnel que nous recueillons et traitons à votre sujet seront toujours liées aux finalités spécifiques énoncées ci-dessous. Nous pouvons recevoir vos données directement de votre part (e-mail, formulaire, échanges téléphoniques) ou par tout moyen lié aux technologies de l'information (notamment cookies). Nous renvoyons à notre Politique cookies pour plus d'informations à ce sujet.

A. Lors de l'utilisation de notre site (cookies)

Finalités : nous utilisons différents types de cookies — techniquement essentiels et à finalités fonctionnelles (gestion des Services et de leurs contenus, gestion des cookies eux-mêmes ; ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de nos Services) et à finalités analytiques (Google Analytics et autres outils d'analyse, pour quantifier les visites et améliorer le contenu de nos Services).

Bases de licéité :

• Cookies techniquement essentiels et fonctionnels : nécessaires à l'exécution de nos Services (article 6.1.b du RGPD) ;
• Cookies analytiques de tierces parties : soumis à votre consentement préalable (article 6.1.a du RGPD).

Vous pouvez refuser que ces cookies soient installés sur votre terminal. L'accès à nos Services ne vous sera pas refusé pour autant ; toutefois, certaines fonctionnalités risquent de ne pas être disponibles.

Catégories de données : voir le détail dans notre Politique cookies.

Durée de conservation : variable selon le cookie (de la session à plusieurs mois ou jusqu'à suppression manuelle).

Destinataires : nos prestataires techniques (Odoo, Google Analytics, Stripe, Paypal, hébergeurs), comme détaillé à l'article 3.

B. Lors de la création d'un compte sur nos Services

Finalités : créer votre compte afin que vous puissiez bénéficier de nos services.

Base de licéité : exécution des conditions d'utilisation qui vous lient à nos Services (article 6.1.b du RGPD).

Catégories de données : données d'identification (nom, prénom, adresse postale, adresse e-mail, numéro de téléphone, date de naissance, sexe, numéros INAMI / BCE / TVA, numéro de compte IBAN).

Durée de conservation : dix (10) ans à compter de la clôture de votre compte.

Destinataires : administration fiscale ; nos prestataires de service et sous-traitants (prestataires informatiques, comptable, réviseur).

C. Gestion administrative et comptable

Finalités : assurer la gestion administrative, comptable et fiscale de votre compte ou des services que vous commandez (établissement de factures, suivi des commandes, notifications).

Bases de licéité :

• Exécution du contrat qui nous lie (article 6.1.b du RGPD) ;
• Respect d'obligations légales en matière fiscale et comptable, notamment au titre du Code de droit économique et du Code de la TVA (article 6.1.c du RGPD).

Catégories de données : données d'identification (nom, prénom, e-mail, adresse, téléphone, numéro d'entreprise, numéro de TVA, numéro BCE, numéro INAMI), factures émises et paiements, données financières (banque et numéro de compte).

Durée de conservation : dix (10) ans à compter de la clôture de votre compte.

Destinataires : administration fiscale, prestataires informatiques, comptable, réviseur.

D. Newsletter

Finalités : si vous avez souscrit à notre service d'information, vous communiquer gratuitement des lettres d'information.

Base de licéité : exécution du contrat de fourniture de service (article 6.1.b du RGPD).

Catégories de données : nom, prénom, adresse e-mail.

Durée de conservation : jusqu'à ce que vous mettiez fin à ce service gratuit.

Destinataires : prestataires informatiques, emailing et publipostage.

E. Lorsque vous fournissez des services à la Société

Finalités : gestion de la relation contractuelle (commandes, offres, livraison, facturation, paiement, évaluation de la prestation).

Base de licéité : exécution du contrat. Sans le traitement de ces données, nous ne pouvons pas exécuter le contrat (article 6.1.b du RGPD).

Catégories de données : données d'identification (nom, prénom), données de contact (e-mail, téléphone), données professionnelles (entreprise, fonction), informations financières (numéro de compte bancaire, titulaire), données relatives au suivi des prestations.

Durée de conservation : dix (10) ans à dater de la fin du dernier contrat conclu avec nous.

Destinataires : administration fiscale, prestataires de service (informatique, comptable), et en cas de litige : avocats, tribunaux, experts, conseils techniques, notaires, médiateurs, arbitres, huissiers, organismes bancaires ou d'assurances.

3. À qui transférons-nous les données ?

3.1 Nous partagerons vos données à caractère personnel uniquement avec les catégories suivantes de destinataires, sans que cette liste ne soit exhaustive : Odoo, Google Analytics, Stripe et Paypal.

3.2 Nous pouvons faire appel à des sous-traitants tiers pour mettre à votre disposition nos Services. Nous veillons à ce que ces sous-traitants tiers ne soient autorisés à traiter vos données à caractère personnel pour notre compte que sur la base d'instructions écrites de notre part. Nous garantissons que tous les sous-traitants tiers sont sélectionnés avec le soin nécessaire et qu'ils sont formés pour être conscients de la sécurité et de l'intégrité de vos données à caractère personnel.

4. Où traitons-nous les données ?

4.1 Dans la mesure du possible, vos données personnelles ne seront pas transférées vers une juridiction située en dehors de l'Espace Économique Européen (EEE). Toutefois, aux fins énoncées à l'article 2, il se peut que vos données soient transférées vers d'autres juridictions en dehors de l'EEE. Vos données peuvent également être hébergées sur des serveurs en dehors de l'EEE.

4.2 Lorsque vos données à caractère personnel sont transférées à des tiers résidant dans ces juridictions, nous implémentons des garanties appropriées dans notre accord avec ces tiers afin de faire bénéficier vos données d'un niveau de protection adéquat et au moins équivalent à celui auquel vous avez droit en vertu du RGPD. Nous pouvons utiliser les Clauses Contractuelles Types adoptées par la Commission européenne et toute autre solution appropriée.

5. Comment traitons-nous les données ?

5.1 Nous déployons nos meilleurs efforts pour ne traiter que les données à caractère personnel nécessaires à la réalisation des finalités énumérées. Nous traiterons vos données de façon légale, loyale et transparente, et nous nous efforçons de les maintenir exactes et actualisées.

5.2 Vos données à caractère personnel sont traitées uniquement pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités énumérées ou jusqu'à ce que vous retiriez votre consentement. Si vous êtes inscrit sur nos Services et que vous supprimez votre profil, nous supprimerons vos données à caractère personnel, sauf si une obligation légale ou réglementaire nous empêche de le faire.

5.3 Nous prenons les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour empêcher l'accès non autorisé ou le vol, ainsi que la perte accidentelle, l'altération ou la destruction de vos données à caractère personnel. L'accès par notre personnel ou celui de nos sous-traitants tiers se fait uniquement sur une base de « need to know » et conformément à des obligations de confidentialité strictes.

6. Quels sont vos droits ?

En vertu de la Législation Applicable en matière de Protection des Données, vous disposez des droits suivants sur vos données :

• Retrait du consentement : retirer votre consentement à tout moment pour les traitements qui en dépendent ;
• Droit d'accès : obtenir une copie des données que nous traitons à votre sujet ;
• Droit de rectification : faire corriger, modifier ou compléter vos données ;
• Droit d'effacement : demander la suppression de vos données ;
• Droit de limitation : demander la limitation du traitement de vos données ;
• Droit d'opposition : vous opposer au traitement de vos données fondé sur notre intérêt légitime ;
• Droit à la portabilité : recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine, ou les faire transférer à un tiers.

Pour exercer ces droits, envoyez-nous un e-mail à info@mebsolution.com. Nous vous demandons simplement de vous identifier correctement afin que nous puissions répondre à votre demande.

L'exercice de vos droits est gratuit et sera exécuté dans un délai d'un (1) mois à compter de la réception de votre demande. Nous pouvons prolonger ce délai de deux (2) mois supplémentaires si votre demande s'avère particulièrement complexe.

7. Questions et demandes

7.1 Vous vous engagez à nous communiquer des données à caractère personnel exactes. Vous pouvez à tout moment modifier les données dont nous disposons en nous envoyant un e-mail à info@mebsolution.com. Nous ne pouvons pas être tenus pour responsables d'une défaillance de nos services liée à des informations incorrectes que vous nous avez fournies.

7.2 Si vous avez la moindre question concernant notre Politique de Vie Privée ou si vous estimez que vos intérêts ne sont pas ou trop peu représentés, vous pouvez nous adresser toutes vos questions à l'adresse e-mail référencée ci-avant.

8. Réclamation auprès de l'autorité

Si vous estimez que le traitement de vos données ne respecte pas la législation applicable, vous avez le droit d'introduire une réclamation auprès de l'autorité compétente, à savoir l'Autorité belge de Protection des Données :

• Adresse : Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles
• Téléphone : +32 (0)2 274 48 00
• E-mail : contact@apd-gba.be
• Site : www.autoriteprotectiondonnees.be

9. Droit applicable et juridiction compétente

La présente Politique de Vie Privée est régie par et interprétée conformément au droit belge, à moins que des dispositions légales impératives européennes ou internationales n'en disposent autrement. En cas de différend, à défaut de conciliation, seuls les cours et tribunaux francophones du ressort territorial du siège de la Société seront compétents.